Zeitfresser Besprechungen – Tipps für mehr Freiraum!

Ein Blick auf einzelne Terminkalender unserer Mitarbeitenden zeigt, dass je nach Funktion die wöchentliche Besprechungszeit bei über 10 Stunden liegt. Wenn davon ausgegangen wird, dass die Vor- und Nachbearbeitung der Besprechungen nochmals ähnlich viel Zeit in Anspruch nimmt, ergibt sich ein Aufwand von mehr als zwei Tagen pro Woche.

Besprechungen, Sitzungen, Meetings, Jour-Fix oder wie man's auch nennen möchte gelten in vielen Unternehmen als Produktivitätskiller schlechthin. Nichts desto trotz sind Besprechungen zwingend nötig und können massgeblich zur Effizienzsteigerung beitragen um Höchstleistungen zu erzielen. Ziel ist es; dass sich Menschen mit unterschiedlichen Kenntnissen austauschen und Lösungen diskutieren zur optimalen Zielerreichung. Deshalb sollten Besprechungen Spass machen, mindestens aber nicht als lästig oder unnötig angesehen werden. Um dies zu erreichen haben wir die wichtigsten Punkte gebündelt und in vier Ratschlägen zusammengefasst:

1. Bedarf und Teilnehmer klären
Nur weil eine Besprechung als Jour-Fix in der Agenda eingetragen ist, muss dies nicht heissen, dass die Besprechung auch zwingend stattfinden muss. Überlegen Sie sich, ob es Themen gibt, welche dringend behandelt werden müssen und welche nicht einfacher telefonisch oder per Mail bilateral geklärt werden können. Auch muss überlegt werden, wer etwas zu den Besprechungsthemen beitragen kann und daher dabei sein muss. Alle anderen werden mit dem Protokoll bedient. Falls sie selber Eingeladener sind, fragen Sie sich, ob ihre Anwesenheit wirklich erforderlich ist. Falls nicht, fragen Sie beim Einladenden nach. Wenn die Teilnahme nicht unbedingt erforderlich ist verzichten Sie und nutzen Sie die Zeit besser.

2. Einladung versenden
Eine Einladung hat nicht nur den Sinn, den Ort und Zeitpunkt festzulegen. Vielmehr sollen hier auch die Traktanden festgehalten werden, so dass sich jeder Teilnehmer vorbereiten kann. Allenfalls macht es Sinn, einzelne Aufgaben für die Teilnehmer explizit zu erwähnen (z.B. Studium bestimmter Unterlagen, etc.). Nichts Schlimmeres, als wenn die Teilnehmer nicht vorbereitet sind und "bei Adam und Eva" begonnen werden muss. Idealerweise sind in der Einladung auch die Ziele und der Zeitrahmen festgelegt.

3. Sitzung leiten
Jede Sitzung braucht einen Moderator. Dieser ist dafür verantwortlich, dass die Traktanden abgehandelt, Ergebnisse erreicht sowie auch festgehalten werden und dass der Zeitrahmen eingehalten wird. Dem Sitzungsleiter soll es erlaubt sein Vielredner zu stoppen, bei Unklarheiten nachzuhaken, introvertierte Teilnehmer aufzufordern, ihre Meinung einzubringen oder Entscheidungen herbeizuführen. Auch hat der Sitzungsleiter die Aufgabe, die Spielregeln durchzusetzen. Die wichtigsten Regeln sind: Pünktlicher Sitzungsbeginn und -Ende, die Teilnehmer sind vorbereitet, die Beschlüsse und Pendenzen werden klar formuliert und mit der Verantwortlichkeit und einem Termin hinterlegt und... auch erledigt!

4. Besprechungsergebnis (Beschluss-/Pendenzenliste) festhalten
Nicht bei jeder Unklarheit macht es Sinn, diese in der ganzen Gruppe zu lösen. Vielmehr ist es wichtig, die Aufgabe zu definieren und jemandem zuzuteilen, so dass dieser bis zur nächsten Besprechung (oder bis zum vereinbarten Termin) einen beschlussreifen Vorschlag ausarbeiten und präsentieren kann. Daher ist ein zeitnahes Beschlussprotokoll mit Pendenzenliste unerlässlich! Gerade Protokolle sind meist eine unliebsame Aufgabe. Dies muss aber nicht so sein. Protokolle müssen kurz gehalten sein und sollten, ausser anders vereinbart, nur Beschlüsse und Pendenzen beinhalten. Denken sie daran: Protokolle werden auch als "Beweismittel" bei späteren Unklarheiten hinzugezogen.

Diese vier Tipps sollten mithelfen, um ein effizientes, zielführendes und somit auch befriedigendes Besprechungswesen zu erreichen. Wobei zu sagen ist, dass nicht in erster Linie schnellere, sondern vielmehr bessere Ergebnisse zur Effizienzsteigerung und zu mehr Freude an der Arbeit beitragen. Wir wünschen viel Erfolg!


Blog-Beitrag vom 8. April 2016; Michael Gnädinger